Como responsable del área financiera de Neurotic (vamos, que llevo las cuentas, voy al banco, preparo los documentos para hacienda...) me gustaría compartir contigo la hoja de cálculo que usamos para llevar las cuentas. ¿Que mejor época para hacerlo que ahora que empieza un nuevo año?

Es un documento que ha ido evolucionando desde su primera versión en el 2004, cuando fundamos la empresa. Ahora con este documento no sólo llevamos un control de los ingresos y los gastos sino también unas previsiones de los mismos, los cobros y pagos pendientes, un cálculo de lo que deberemos devolver a hacienda y los traspasos y deudas con los socios. Es posible que encuentres errores ya que nuestra formación contable es nula. Todo lo hemos aprendido a base de llevar 10 años llevándonos cada uno sus cuentas. En este caso espero tu colaboración para mejorar el documento. Si encuentras algo que se puede mejorar déjame un comentario.

La versión original está en formato OpenOffice Calc pero como soy consciente de que aún quedan muchos rezagados que usan Microsoft Excel he hecho una conversión a este formato. Eso sí, no puedo garantizar de que funcione al 100%. También hay que tener en cuenta que está hecha a medida para nuestras necesidades (sociedad civil privada con dos socios y dos lineas de negocio). Quizás tienes que modificarla ampliamente para que cubra tus necesidades.

A continuación puedes bajarte ambas versiones:

• hoja-de-cuentas.ods (versión OpenOffice Calc, 19 KBs)
• hoja-de-cuentas.xls (versión Microsoft Excel, 187KBs)

Explicaciones de cada hoja

Tesorería: Una recopilación de los ingresos (hoja Ingresos) y los gastos (hoja Gastos)

Previsiones 1: Un registro de los ingresos y gastos desglosados, así como una previsión de los mismos.

Previsiones 2: Una versión ampliada de la hoja anterior donde separamos los ingresos y los gastos por línea de negocio. He dejado ambas hojas para que puedas usar la que te vaya mejor.

Cobros: Un registro de los cobros recibidos y los pendientes por recibir. Ideal para no olvidar cobrar algo y para ver cuanto tarda en pagar un cliente.

Pagos: Un registro de los pagos recibidos y los pendientes por enviar.

Hacienda: Un cálculo muy aproximado de lo que deberemos pagar de IVA e IRPF a final del trimestre teniendo en cuenta los gastos medios de los trimestres anteriores (no te olvides de modificar esta cantidad en base a tus gastos). Los ingresos que no entran en un trimestre (por ejemplo porque no se ha emitido aún la factura pero ya se ha recibido una parte del pago) se registran para meses posteriores.

Traspasos: Registro de los traspasos realizados a cada socio.

Deuda a Socio X: A veces un socio tiene que pagar algo que es para la empresa o paga con dinero de la empresa algo que es para él. No debe hacerse ni una cosa ni la otra pero siempre es conviene tener un sitio donde llevar un control de estos movimientos para dejar las deudas a 0 y que ningún socio tenga de mas ni de menos.

Disclaimer

Reclino toda responsabilidad si usas estas hojas y tu empresa quiebra, hacienda te mete un puro o algo parecido :P