Soy una persona bastante metódica. Me gusta el orden (aunque no llega a obsesionarme) y me encanta categorizar cosas. Categorizo mis películas, categorizo mis juegos, categorizaba mis libros cuando cabían en la estantería, categorizo mis proyectos y, por supuesto, categorizo mis mails.

No soy un acólito de David Allen ni sigo a pies juntillas el GTD pero es cierto que hay bastantes procesos que yo he adoptado de forma natural antes de haber leído nada sobre esta serie de métodos. Supongo que es porque son procesos naturales, frutos de aplicar la lógica ante una serie de rutinas diarias.

En DuTudú se puede leer un artículo de cómo aplicar GTD a la lectura de correo electrónico. Una de las desventajas que veo al método citado es lo de no ordenar los mails ya que acostumbro a necesitar una revisión de los mails con bastante frecuencia. Además la búsqueda no siempre es fácil cuando trabajas con muchos mails porque muchas veces no recuerdo el mail o el nombre exacto de una persona (¿era Jose o Juan? ¿Fernandez o Martinez?)

Como lector de correo uso Evolution. En él tengo carpetas “padre” según los remitentes (clientes, proveedores, mails internos de la empresa y proyectos propios) y en cada una de estas carpetas tengo otra por cliente, proveedor, trabajador de la empresa y proyecto propio.

Además tengo dos carpetas “suplementarias”: No coincidentes (que se explica por si misma) e Importantes (donde tengo un rápido acceso a los mails que he marcado como importantes, estos son los que tengo que realizar una acción concreta con ellos, por ejemplo responderlos o convertirlos en una tarea a hacer, y no puedo hacerlo en ese momento)

A mi es un sistema que me funciona de maravilla, llevo varios años puliéndolo y la verdad es que cuando no lo tengo disponible (por ejemplo desde casa que consulto los mails con un lector online) lo encuentro mucho a faltar.